Posicionada entre os mais reconhecidos grupos empresariais do Brasil, as Empresas Rodobens vêm crescendo ao longo dos anos em número de clientes, colaboradores e pontos de venda. Diante dessa perspectiva, seu setor jurídico também começou a requerer uma solução de gestão dos processos que fosse escalável de acordo com a velocidade do rumo de seus negócios.
Ao buscar um produto de mercado para gerir as atividades da área e substituir seu software desenvolvido internamente, a corporação optou pelo pacote BC Legal Enterprise, fornecido pela Sonda Procwork, maior empresa latinoamericana de TI (Tecnologia da Informação), específico para casos jurídicos, que foi considerada pela Rodobens como a ferramenta mais aderente à demanda da organização.
O sistema, que está em operação há um ano e meio, vem sendo abastecido com constantes melhorias e atualizações para acompanhar a expansão do Grupo, um trabalho que tem sido executado com o apoio da consultoria. “A grande diversidade dos campos de atuação, cada um com especificidades distintas, que englobam todo o território nacional, foi e continua sendo um dos principais desafios enfrentados pelas equipes de implementação”, conta Paulo César C. Galhardo, advogado da Rodobens Consórcio, na área jurídica da matriz.
Todos os processos que englobam a área jurídica, sejam judiciais ou administrativos, são conduzidos diretamente pela companhia ou por escritórios terceirizados, que passaram a ser administrados pela ferramenta BC Legal Enterprise. Cada caso fica armazenado em uma pasta virtual do sistema para que os colaboradores envolvidos possam acompanhá-lo. “A disponibilização de toda a documentação dos processos está digitalizada no formato eletrônico e encontra-se na aba destinada ao GED (Gerenciamento Eletrônico de Dados), o que facilitou bastante o intercâmbio dos documentos entre as áreas, assim como o contato entre os usuários foi facilitado com a utilização dos emails internos do aplicativo”, explica o executivo.
Para que o software atenda plenamente às exigências da rotina diária do departamento, a Sonda Procwork se tornou responsável pelo desenvolvimento constante da tecnologia de acordo com os novos projetos idealizados, assim como por sua manutenção. “O desempenho do sistema tem cumprido com nossas expectativas de ter à disposição uma ferramenta que progride de acordo com a evolução de nosso modelo de negócio”, observa Galhardo.
Além da otimização alcançada na realização dos apontamentos e no levantamento dos balanços gerenciais, a companhia garantiu a redução de custo e tempo na circulação dos documentos com a utilização dos e-mails internos do aplicativo em substituição aos malotes, faxes e internet. “A comunicação entre os colaboradores se tornou simples e ágil com a troca de emails por meio do próprio aplicativo, reduzindo o volume de arquivos trafegados em nossa rede, que estava sobrecarregada”, complementa o advogado.
Atualmente, as Empresas Rodobens concluíram uma grande manutenção nas abas dos relatórios do software com o objetivo de adequá-las às solicitações dos usuários. “Estamos estudando novas alterações e refinando alguns dos indicadores que a ferramenta apresenta para nos mantermos sempre alinhados à estratégia de negócio e ao ritmo acelerado de desenvolvimento da corporação”, afirma Hideki Mizuki, diretor de negócios internacionais da Sonda Procwork.
Segundo Mizuki, o projeto foi um grande aprendizado para as equipes das duas companhias por contemplar a automação de todo o trâmite jurídico que abrange a esfera nacional e também devido ao alto grau de customização empregado para atender às suas necessidades. “O BC Legal Enterprise é atualmente o sistema específico para esse segmento mais completo do mercado, sendo adotado por empresas de grande porte”, ressalta Mizuki.
As Empresas Rodobens ocupam a 86ª posição no ranking dos 500 maiores grupos empresariais do Brasil, conforme a última edição de Melhores e Maiores da Revista Exame de 2008. Líder de vendas de caminhões Mercedes-Benz e de automóveis Toyota no País e disseminador de conceitos revolucionários de moradia e de aquisição de imóveis, o Grupo possui mais de 3 mil pontos de venda, 400 mil clientes e mais de 6 mil colaboradores.
Ao buscar um produto de mercado para gerir as atividades da área e substituir seu software desenvolvido internamente, a corporação optou pelo pacote BC Legal Enterprise, fornecido pela Sonda Procwork, maior empresa latinoamericana de TI (Tecnologia da Informação), específico para casos jurídicos, que foi considerada pela Rodobens como a ferramenta mais aderente à demanda da organização.
O sistema, que está em operação há um ano e meio, vem sendo abastecido com constantes melhorias e atualizações para acompanhar a expansão do Grupo, um trabalho que tem sido executado com o apoio da consultoria. “A grande diversidade dos campos de atuação, cada um com especificidades distintas, que englobam todo o território nacional, foi e continua sendo um dos principais desafios enfrentados pelas equipes de implementação”, conta Paulo César C. Galhardo, advogado da Rodobens Consórcio, na área jurídica da matriz.
Todos os processos que englobam a área jurídica, sejam judiciais ou administrativos, são conduzidos diretamente pela companhia ou por escritórios terceirizados, que passaram a ser administrados pela ferramenta BC Legal Enterprise. Cada caso fica armazenado em uma pasta virtual do sistema para que os colaboradores envolvidos possam acompanhá-lo. “A disponibilização de toda a documentação dos processos está digitalizada no formato eletrônico e encontra-se na aba destinada ao GED (Gerenciamento Eletrônico de Dados), o que facilitou bastante o intercâmbio dos documentos entre as áreas, assim como o contato entre os usuários foi facilitado com a utilização dos emails internos do aplicativo”, explica o executivo.
Para que o software atenda plenamente às exigências da rotina diária do departamento, a Sonda Procwork se tornou responsável pelo desenvolvimento constante da tecnologia de acordo com os novos projetos idealizados, assim como por sua manutenção. “O desempenho do sistema tem cumprido com nossas expectativas de ter à disposição uma ferramenta que progride de acordo com a evolução de nosso modelo de negócio”, observa Galhardo.
Além da otimização alcançada na realização dos apontamentos e no levantamento dos balanços gerenciais, a companhia garantiu a redução de custo e tempo na circulação dos documentos com a utilização dos e-mails internos do aplicativo em substituição aos malotes, faxes e internet. “A comunicação entre os colaboradores se tornou simples e ágil com a troca de emails por meio do próprio aplicativo, reduzindo o volume de arquivos trafegados em nossa rede, que estava sobrecarregada”, complementa o advogado.
Atualmente, as Empresas Rodobens concluíram uma grande manutenção nas abas dos relatórios do software com o objetivo de adequá-las às solicitações dos usuários. “Estamos estudando novas alterações e refinando alguns dos indicadores que a ferramenta apresenta para nos mantermos sempre alinhados à estratégia de negócio e ao ritmo acelerado de desenvolvimento da corporação”, afirma Hideki Mizuki, diretor de negócios internacionais da Sonda Procwork.
Segundo Mizuki, o projeto foi um grande aprendizado para as equipes das duas companhias por contemplar a automação de todo o trâmite jurídico que abrange a esfera nacional e também devido ao alto grau de customização empregado para atender às suas necessidades. “O BC Legal Enterprise é atualmente o sistema específico para esse segmento mais completo do mercado, sendo adotado por empresas de grande porte”, ressalta Mizuki.
As Empresas Rodobens ocupam a 86ª posição no ranking dos 500 maiores grupos empresariais do Brasil, conforme a última edição de Melhores e Maiores da Revista Exame de 2008. Líder de vendas de caminhões Mercedes-Benz e de automóveis Toyota no País e disseminador de conceitos revolucionários de moradia e de aquisição de imóveis, o Grupo possui mais de 3 mil pontos de venda, 400 mil clientes e mais de 6 mil colaboradores.