Por Ronan Maia
Os últimos dois anos
foram marcados por grandes avanços na implementação do Sistema Público de
Escrituração Fiscal (SPED) e também da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ambos
tiveram origem na IN86 e no MANAD em 2001, passando pelo SINTEGRA, e agora
fazem parte das ações coordenadas do Governo Federal para integrar informações
tributárias das empresas de todo o País.
Há alguns anos a
fiscalização tributária era feita de forma artesanal. O fiscal visitava a
empresa e analisava os registros registrados em papel. Encontrar
irregularidades era uma tarefa que demandava muito esforço. Nos dias de hoje, o
cenário está em constante transformação. Com o envio das informações das
empresas em formato digital para a Receita Federal, que detém mecanismos para
cruzar e correlacionar uma grande quantidade de dados, facilitando-se e muito o
combate à sonegação de impostos. Irregularidades identificadas através da alta
tecnologia que a Receita hoje dispõe e em qualquer momento a empresa pode ser
notificada eletronicamente. Como dizem por aí, é um verdadeiro “Big Brother”.
SPED Contábil, SPED
Fiscal, NF-e, CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico), SPED Pis/Cofins,
SPED FDP (dados da folha de pagamento), CF-e (Cupom Fiscal Eletrônico) e por aí
vai... Estamos em plena “Era da Tributação Digital”. São vários sistemas que já
foram ou estão sendo implementados pelo governo e que estão exigindo adaptações
nas companhias. Não importa o tamanho da empresa. Pequena, média ou grande,
todas serão impactadas pela chegada dessa nova era.
O desconhecimento do
empresário muitas vezes acarreta um despreparo que leva a empresa ao prejuízo.
E é claro, tudo isso pode ser evitado quando alguns cuidados são observados. Na
verdade, podemos dividir essa preparação em um quebra-cabeça.
A primeira peça é a
“Infraestrutura de TI com alta disponibilidade”, que envolve servidores
confiáveis e escaláveis, para suportar o crescimento das operações da empresa.
Link de comunicação bem dimensionado e redundante também é um pré-requisito. No
passado, as empresas enviavam os dados do SINTEGRA uma vez por mês, mas agora,
no caso da NF-e, por exemplo, cada nota deve ser aprovada antes da mercadoria
ser liberada. Sem comunicação com a Receita Federal e sem aprovação, a operação
é parada, acarretando prejuízo.
A empresa também deve
programar uma política de segurança de informações, que trate da preservação
dos dados, pois é necessário arquivar os registros por vários anos. Backups,
antivírus, controles de acesso aos dados com restrições a quem pode acessar
determinado tipo de informação, são exemplos do que deve fazer parte dessa
política. Um simples ataque por vírus pode paralisar uma empresa por dias,
levando mais uma vez a perdas indesejadas.
A segunda peça do
quebra-cabeça diz respeito às pessoas capacitadas e integradas. Diante de todas
essas demandas em infraestrutura de TI, o profissional dessa área deve ser
dinâmico e estar sempre atualizado. Não somente no que diz respeito ao hardware
ou software usados na empresa, mas também sobre o funcionamento da NF-e e do
SPED. Quando alguma coisa dá errado, os usuários sempre procuram a ajuda desse
profissional, que para empresas pequenas pode até ser terceirizado.
Outro personagem
importante é o contador. Este deve estar muito bem informado das exigências de
cada programa, assim como participar das validações dos processos que geram as
informações fiscais. Aliás, isso é fundamental, visto que a qualidade da
informação está sempre na origem, ou seja, no momento em que ela é inserida por
um usuário no sistema. Esses usuários devem saber como suas atividades afetam
os registros fiscais, que são enviados nos arquivos eletrônicos para o governo,
para evitar que informações erradas sejam enviadas.
Os validadores dos
arquivos estão cada vez mais rigorosos e não deixam passar nem mesmo pequenos
erros de cadastro. Deixar para consertar os dados somente no momento do envio
certamente trará transtornos, podendo paralisar a operação ou até mesmo impedir
o cumprimento de prazos de entrega, podendo novamente gerar prejuízos para a
empresa.
Profissional de TI,
contador, usuários capacitados e integrados. Isso só poderá acontecer se a
liderança da empresa atuar para promover esse resultado. Nas pequenas empresas,
o próprio dono do negócio deve estar à frente desse processo. Em companhias
maiores, diretores e gerentes devem garantir que essa integração aconteça. A
ordem aqui é gerar o ambiente propício para a adaptação da empresa à era da
tributação digital.
Ronan Maia é o CTO da PC Sistemas,
companhia líder em solução de gestão para o atacado distribuidor.