Por Marcus Granadeiro
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O desenvolvimento
de um complexo empreendimento de engenharia gera demandas de gestão
completamente distintas para cada um dos participantes do projeto. Esta
diferente gama de necessidades associada a uma generalização de nomenclatura
das soluções leva a muitas confusões, frustrações e prejuízos de dinheiro e
tempo. O caso mais emblemático é o termo GED, utilizado para designar Gestão
Eletrônica de Documentos. Porém, qual é a melhor especificação de GED para uso
na construção ou reforma de uma planta?
Para responder a esta
pergunta precisamos, inicialmente, saber quem deve usar o GED. A resposta é
simples: todos os participantes. Projetistas, supervisoras, gerenciadora,
empreiteira, montadoras, indo até o usuário final, que será responsável pela
operação.
Será que existe uma
especificação comum que atenda a todos esses participantes? Eles irão usar o
mesmo GED? O mesmo software? Em um mundo ideal, sim. Todos dentro de um mesmo
sistema, nenhum controle paralelo e o documento seguindo um fluxo único da
concepção até o as build. Mas, infelizmente, este mundo ideal não existe. Na
prática, cada participante usará um GED próprio, para atender às suas
necessidades de gestão ou para gerenciar os riscos de acordo com o seu
interesse.
A necessidade da
projetista é controlar a atividade de desenvolvimento dos documentos, gerenciar
os desenhos referências, ter possibilidade de mudar o fluxo de trabalho para
dar mais rendimento à equipe, rastrear a dependência entre os documentos,
administrar os prazos de atendimento das solicitações do cliente e documentar
todo o retrabalho e alterações. O GED ideal para esta função pode ser algo
genérico se ela trabalhar com várias plataformas CAD, ou um GED associado com a
plataforma CAD mais utilizada, pois quão mais especializado for o GED mais
recursos ele terá.
Para as supervisoras e
gerenciadoras que têm um foco muito maior no processo, normalmente o documento
não é o “ator principal”, mas apenas uma evidência de alguma atividade
realizada ou decisão tomada. Tratar o documento fora do contexto da atividade
que elas exercem é algo inútil para ela, por outro lado é fundamental ter
informações sobre emitentes, datas e relacionamento entre documentos. O GED
ideal é necessariamente genérico, precisa ter um elemento de colaboração muito
forte e recursos que apóiem a geração de relatórios e documentos que ela deve
produzir dentro das suas atribuições.
Empreiteiras e montadoras
não buscam recursos sofisticados. Querem apenas o documento correto, no tempo
planejado para gerar o mínimo de retrabalho e o máximo de velocidade de
execução, pois geralmente são os custos fixos os vilões da lucratividade do
contrato. Ser apenas um usuário do GED é o ideal, mas, muitas vezes por
questões contratuais e análise de risco, adota-se uma ferramenta para um controle
redundante dos fluxos, documentação das decisões e armazenamento dos
documentos. Nestes casos, o que elas buscam no GED é a integração, para evitar
ao máximo os custos e risco de trabalhos manuais para registro e cadastro dos
documentos.
O cliente final quer
receber o empreendimento dentro do prazo e qualidade, normalmente contrata as
supervisoras e gerenciadoras com este objetivo. O GED ideal para ele é o que
atende o departamento de documentação e que dará suporte às atividades de
operação. O GED deve ser único e corporativo. Deve atender tanto às demandas de
documentos técnicos, como fazer a gestão de documentos administrativos.
Normalmente, ele não se preocupa com integração, pois obriga contratualmente
aos fornecedores o cadastro em seu GED, mas esquece que se o mesmo for manual e
caro é ele quem paga a conta no final.
Nestes vinte anos de
experiência em fornecer tecnologia para engenharia percebo que não há uma
receita correta e única, porém entendo de maneira muito clara quais são as
condições para se chegar a uma solução adequada e eficiente. A engenharia
precisa procurar entender e estudar tecnologia. A tecnologia por sua vez tem
que entender os objetivos e como a engenharia funciona sem tentar impor, mas se
adaptando. Além disso, todos precisam entender de contratos e ter desde o
início as “cartas na mesa” e uma relação transparente e franca. Sempre que
alguns desses pontos não forem observados, o projeto perde e, por conseqüência,
todos os seus participantes.
Marcus Granadeiro é presidente da Construtivo.com,
empresa de fornecimento de solução para gestão e processos de ponta a ponta
para o mercado de engenharia, com oferta 100% na nuvem e na modalidade de
serviço (SaaS).