por
José Freire Neto*
O arquivamento fiscal é
uma funcionalidade que deverá estar presente na maioria das organizações em um
curto período de tempo. Por que essa afirmação é válida? Na realidade fiscal
brasileira, os órgãos do governo exigem que as empresas entreguem vários tipos
de obrigações, como a Nota Fiscal eletrônica, SPED, entre outras. Essas
obrigações devem ser armazenadas por um determinado período de tempo, que é
variável de acordo com a exigência legal e pode sofrer um processo de auditoria
pelo governo no decorrer de, pelo menos, cinco anos após entrega.
Hoje, a maioria das
empresas não arquivam seus dados fiscais e, por isso, são penalizadas em vários
aspectos, como no aumento do TCO (Total Cost of Ownership) - que nada mais é
que uma estimativa financeira para avaliar os custos de um bem, por exemplo, na
performance da aplicação e no tempo de execução de atividades administrativas
da aplicação, entre outros aspectos. Mas, se as empresas não tem o hábito de
arquivar, o que elas fazem com as informações fiscais? Simplesmente mantêm os
dados no ambiente produtivo ou em alguns casos duplicam este ambiente, elevando
assim o custo de manutenção da aplicação.
Como podemos resolver os
problemas supracitados acima: TCO, performance, e tempo de execução de
atividades administrativas na aplicação? Você pode ter pensado: fácil,
implementamos uma ferramenta de arquivamento de mercado. Porém, o caminho não é
tão fácil quanto aparenta. Para ilustrar melhor o cenário: quando ocorre o
processo de auditoria do governo nas obrigações, essas devem ser entregues para
o auditor no último layout disponibilizado pelo governo, ou seja, é preciso
reprocessar a obrigação e entregar para o auditor no tempo determinado.
Em cenário factível para
questão de arquivamento, uma empresa fez um arquivamento de um dado do ano de
2009 e, agora, em 2014, ela está sob auditoria do governo federal de uma
obrigação X. Entretando, o layout desta obrigação foi modificado algumas vezes
entre 2009 e 2014. Ou seja, existem modificações em programas e nos atributos
do banco de dados. Para que se possa gerar a obrigação no modelo atual, os
dados de 2009 devem estar compatíveis com a base de dados atual (2014) e os
programas que geram a obrigação também deverão conter essas informações.
Em breve pesquisa sobre as
aplicações de arquivamento de mercado, constata-se que há algumas disponíveis
no mercado. Normalmente, essas soluções funcionam da seguinte forma: os dados
selecionados são armazenados em um outro banco de dados ou em file system. O
detalhe deste arquivamento é que os dados ficam congelados, ou seja, todas as
alterações sofridas no ambiente não serão refletidas no arquivamento.
Com isso, temos um
problema: se esse dado do arquivo vier a sofrer auditoria, como é possível
atualizar a informação com todas as mudanças ocorridas na sua base de dados
entre o período Z de tempo? Outra pergunta pertinente neste ponto é: qual a
garantia que o dado armazenado será restaurado com sucesso e se conseguirá
atualizar os atributos de banco de dados?
Resumindo, a quantidade de
alterações realizadas nas aplicações no decorrer de períodos é algo recorrente,
por isso é preciso que as áreas de Pesquisa e Desenvolvimento das companhias de
TI ajudem a comunidade fiscal na questão do arquivamento dos dados, pois o
armazenamento destas informações no ambiente produtivo traz consequências
negativas para o negócio fiscal como um todo.
José Freire Neto é gerente
de pesquisa e desenvolvimento da Divisão de Aplicativos da Sonda IT, maior
companhia latino-americana de Tecnologia da Informação