por
Eduardo de Souza Canal*
O inventário tem por
finalidade averiguar se o histórico ou o registro de estoque corresponde, de
fato, com o que está fisicamente disponível. O processo é realizado através de
contagem física dos itens e, ao final das contagens e apuração dos dados, identifica-se
a acuracidade do estoque, realizando os acertos necessários, que resultam na
equivalência entre o registro do estoque com o estoque físico e estoque fiscal.
Quando pensamos em
inventário, automaticamente o associamos à palavra “acuracidade”. A divergência
no estoque é causada por erros nos processos do armazém, como recebimento,
armazenagem, picking e expedição. A prática mais comum entre as empresas é a
realização do Inventário Geral por ocasião da elaboração do balanço da empresa.
O Inventário Geral tem por principal objetivo a elaboração de demonstrativos
financeiros. Ele não é um requisito legal, porém é uma exigência dos acionistas
e contadores da empresa.
Normalmente, a realização
do Inventário Geral exige a interrupção das operações do armazém e da fábrica,
pois o inventário físico corresponde à contagem de todos os estoques da
empresa, validando o físico versus o registrado.
Observando as dificuldades que surgem na execução de um inventário e observando as melhores práticas do mercado, o planejamento de inventário deve possuir as etapas descritas abaixo.
Observando as dificuldades que surgem na execução de um inventário e observando as melhores práticas do mercado, o planejamento de inventário deve possuir as etapas descritas abaixo.
Os procedimentos
operacionais devem ser executados antes do inventário. Dentro deste tópico,
deve-se conter o plano de ação que determine a organização dos endereços
fisicamente, verificar se todos os endereços do armazém estão devidamente
identificados e checar se os produtos estão devidamente apontados.
A segunda etapa é o
mapeamento dos riscos. Como todo planejamento, os riscos devem ser apontados e
pensados. Podemos citar como exemplos de riscos que devem ser mapeados
situações como alto índice de absentismo nos finais de semana, queda de
energia, procedimento de pré-inventário (ajustes nos endereços fisicamente) não
serem realizados e, até mesmo, o código de barras de produtos estarem
manipulados, entre outros processos.
Na sequência, vem a
definição de recursos, na qual planeja-se um cronograma com turnos, que deverá
ser compartilhado entre todos que realizam o inventário. Exemplo de recursos
que são utilizados nos inventários são as empilhadeira e os operadores, os
terminais desktop, os coletores de dados, as baterias reservas, os contadores
(operacional), assim como as equipes de gestão logística, contábil, auditoria e
de TI, entre outros. Ainda dentro deste tópico é importante realizar o
mapeamento das áreas que serão inventariadas e dividi-las em equipes.
Na etapa de definição de
processos e responsáveis, devem-se nomear os colaboradores responsáveis pelas
etapas, como o planejamento, o comitê de execução, a coordenação da organização
dos endereços que serão inventariados, os supervisores das contagens, a equipe
de inventário e a análise de inventário.
Para a metodologia é
decidido o método de contagem e procedimentos que deverão ser realizados no
decorrer do inventário. Este material será utilizado no treinamento das equipes
antes do inventário.
No caso do material de
apoio, que serve para averiguação dos resultados do inventário, podemos citar
como exemplos os relatórios de posição inicial de estoque, a posição final de
estoque, os relatórios de divergência e saldo de produto, entre outros.
É importante a utilização
de um sistema de gestão de armazéns (WMS), além do acompanhamento de um
consultor de WMS. O tempo é o maior desafio em um inventário. Para que se
realize um inventário sem imprevistos, é possível utilizar um cronograma de
Inventário Geral composto por um período de um a três meses para a realização
do planejamento, 15 a 30 dias para o preparativo operacional e, por fim, um a
três dias para a execução do inventário.