Por
Fernando Santille*
De
acordo com o ILOS (Instituto de Logística e Supply Chain), foram gastos R$ 507
bilhões de reais com logística somente em 2013. Esse número representa
cerca de 8,5% na receita líquida das empresas brasileiras. A atividade
logística que mais gera custos no Brasil é o transporte, seguido da estocagem e
armazenagem. E quando se fala em custos logísticos, o grande desafio está na
criação de um planejamento para a sua redução, de modo a tornar a empresa mais
competitiva em sua área de atuação.
Para
tal, primeiramente, é necessário definir os principais custos dentro das duas
grandes atividades logísticas: transportes e armazenagem. Os maiores custos com
transportes estão relacionados à manutenção de veículos, combustíveis e pneus,
mas também devem ser levadas em consideração as avarias decorrentes do
transporte, o custo da mercadoria em trânsito, roubos de cargas, logística
reversa, entre outros. Caso o transporte seja terceirizado, ainda teremos os
custos com frete. No caso do estoque e armazenagem, devem ser considerados os
custos de movimentação, perdas, avarias, seguro do material armazenado, os
custos gerados pelo armazém (aluguel e despesas administrativas) e o do próprio
estoque imobilizado.
Uma
maneira eficaz de identificar os pontos que geram mais custos (e também
gargalos) dentro do processo logístico é fazer uso de indicadores de
performance ou KPI’s (Key Performance Indicators). Esses indicadores refletem o
desempenho de uma operação ou do processo, fornecendo dados que podem ser
analisados e posteriormente gerenciados de maneira proativa, possibilitando aos
gestores a criação de um plano estratégico de redução de custos e melhoria
contínua, com foco nas áreas mais problemáticas.
Segundo
Kaplan e Norton (1997), o que não é medido não é gerenciado. E com as
informações oferecidas por esses indicadores, além dos custos, é possível
reduzir também o tempo de execução das tarefas, melhorar o desempenho,
trabalhar pontos críticos, melhorar o nível de serviço, entre outros ganhos na
operação. Esses indicadores devem ser medidos frequentemente, não somente para
planejar e controlar, mas também com o objetivo de diagnosticar possíveis
falhas no processo.
Mas
é claro que os indicadores poderão variar de acordo com a área de atuação,
estratégia e visão de cada companhia. Para obtenção desses indicadores é
necessário ter informações quantitativas sobre recursos disponíveis, tempos de
processos, solicitações atendidas, capacidade operacional, resultado das
tarefas operacionais, quantidades de documentos, entre outras muitas
informações que podem sem obtidas de maneira rápida e em tempo real através de
ferramentas TMS (Transportation Management System) e WMS (Warehouse Management
System), que são imprescindíveis na gestão do transporte e armazenagem.
Além
das informações quantitativas disponibilizadas pelas ferramentas de tecnologia
citadas acima, quando iremos montar os indicadores temos que ter em mão as
metas e objetivos da organização, pois montar estratégias para alavancar as
operações consiste inicialmente em “saber onde estamos” e “para onde queremos
ir”. Os indicadores gerados pelo WMS e TMS nos forneceram informações de “onde
estamos”, “em que velocidade está sendo executadas as atividades”, “onde estão
os gargalos”, “visões gerenciais e financeiras do processo”. O objetivo da
organização é traça a meta a ser alcançada por cada indicador.
Como
o WMS e TMS gerenciam basicamente toda a cadeia logística, as informações
necessárias já estão em seus bancos e dados e só precisam ser trabalhadas e
apresentadas de maneira que possam ser analisadas mais rapidamente. Esses
indicadores devem medir tempo e valor das operações mais críticas do dia a dia
da empresa ou, se possível, todas elas. Em posse dessas informações é possível
medir e analisar indicadores como os de transportes: percentual de entregas ou
coletas concluídas no prazo, custo com avarias no transporte, percentual e
custo com atrasos, utilização da capacidade do veículo, índice de atendimento
de pedidos e acuracidade na emissão do CT-e (Conhecimento de Transporte
Eletrônico).
Quando
se trata da armazenagem, que gere os índices de atendimento de pedidos, tempo
de ciclo dos pedidos, acuracidade do inventário, produtividade dos recursos em
cada tarefa/processo, tempo do veículo na doca, acuracidade do endereçamento,
uso da capacidade de armazenagem, custo do estoque e giro do estoque, é
possível conhecer os pontos que acarretam maiores gargalos nos processos e
também a causa do problema, permitindo que o gestor tome medidas para reduzir
esses gargalos e atenda o cliente em menor tempo. Também é possível ver onde
estão os pontos que incidem mais custo na operação e tratá-los mais
adequadamente. O caso é que os indicadores variam para cada empresa e cabe a
cada gestor saber o que deve ser medido para que sejam desenvolvidos
indicadores adequados às suas necessidades.
As
ferramentas de gerenciamento (TMS e WMS), por possuírem as informações
necessárias, conforme mencionado anteriormente, estão se aperfeiçoando para
fornecer tais indicadores em forma de relatórios gerenciais e dashboards
(representação gráfica dessas informações, consolidadas em uma única tela para
melhor entendimento), tornando-se mais completas e eficazes na gestão
logística. Elas também se tornaram mais flexíveis, permitindo que o próprio
usuário desenvolva, da maneira que melhor lhe atenda, seus próprios relatórios
e gráficos sem a necessidade de solicitar customizações e novos
desenvolvimentos.
Com
todas essas opções e flexibilidade somadas às informações consistentes e
atualizadas, as ferramentas de gestão logística estão se tornando poderosas
ferramentas de Business Intelligence (BI) dando total apoio à tomada de decisão
com resultados mais precisos e eficazes. Contudo, não basta ter a ferramenta, é
necessário fazer uso correto para obter as informações necessárias e atuar de
forma corretiva nos pontos críticos do processo e de forma preventiva nos
demais, buscando sempre a melhoria contínua para alcançar níveis diferenciados
de competitividade no mercado.
*Fernando
Santille é consultor de negócios da Store Automação, companhia de Tecnologia da
Informação especializada no setor logístico