por Rodrigo Recchia
Em
razão de um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, as empresas
utilizam-se das boas práticas de gerenciamento de projetos para obterem sucesso
no planejamento, execução e conclusão de suas atividades. Diante disso, a
implantação de um Escritório de Projetos passa a ser de grande valia para as
empresas que, para atender às demandas e exigências mercadológicas atuais,
precisam desenvolver técnicas e estratégias adequadas para a promoção de bons
projetos e empreendimentos. Mas você sabe o que é um Escritório de Projetos?
Escritório
de Gerenciamento de Projetos (EGP, do inglês PMO: Project Management Office) é
uma estrutura organizacional que tem o intuito de padronizar os processos de
governança relacionados a projetos. Tem como caraterística facilitar a
interação entre os recursos humanos da empresa e difundir suas metodologias,
ferramentas e técnicas utilizadas.
Atualmente,
os Escritórios de Projetos estão mais dinâmicos, podendo atuar em todos os
setores e níveis hierárquicos de uma empresa. Sua definição, no organograma de
uma empresa, varia de acordo com a finalidade de sua implantação e com a
maturidade de gerenciamento de projetos que a empresa possui. Uma informação
interessante, é que segundo a PMSURVEY.ORG, principal
pesquisa no cenário mundial sobre gerenciamento de projetos, a área da
Tecnologia da Informação ainda é a área com maior aplicação de Escritórios de
Projetos, seguido de projetos de Engenharia.
No
entanto, um Escritório de Projetos, sendo este pertencente a qualquer área,
deve acompanhar um projeto do início ao fim, realizando seu monitoramento e
controle e reportando seus resultados para a alta direção da empresa ou seus
patrocinadores (sponsors). É ele o responsável pela evolução do gerenciamento
de projetos em uma organização, contribuindo para que esta atinja seus
objetivos estratégicos, fazendo, assim, que a sua situação melhore nos aspectos
produtivos, administrativos e de negócios.
Entre
as principais funções de um Escritório de Projetos está o apoio do PMO ao
Gerente de Projetos no planejamento, supervisão, monitoramento e controle dos
projetos existentes, o desenvolvimento das melhores práticas, metodologia e
padrões de gerenciamento de projetos, o controle do auditor de projetos ao
verificar a conformidade do projeto com padrões, políticas e procedimentos
estabelecidos pela empresa e a coordenação de todo o processo de comunicação
entre os projetos por ele administrados.
Nesse
sentido, um Escritório de Projetos pode atuar de várias maneiras dentro de uma
organização, sendo também reportado a diversos tipos, como o de suporte, que é
um repositório de projetos com nível de autoridade baixo, o qual fornece
treinamento, melhores práticas e lições aprendidas, tendo, assim, um papel
consultivo para o Gerente de Projetos; o de controle, que exige conformidade do
projeto de acordo com metodologias próprias e, com nível de autoridade médio, é
responsável pelo suporte e pelo controle das atividades exercidas nos projetos
e, por fim, o diretivo, o qual tem por característica controlar o projeto
diretamente, obtendo um nível de autoridade extremamente alto.
Com
a tendência, cada vez maior, das empresas gerirem corretamente os seus
projetos, estas têm aumentado sua maturidade com relação ao gerenciamento de
suas atividades, através, muitas vezes, da implantação de um Escritório de
Projetos. Com o desenvolvimento da metodologia correta, com o controle e a
divulgação rápida à alta gerência dos indicadores de desempenho atrelados à
produtividade e custos dos projetos executados, esta pode ser, certamente, a
solução para as empresas.
*Rodrigo Recchia é gestor de desenvolvimento do produto WMS Store
Automação, companhia de Tecnologia da Informação especializada no setor
logístico