Por Jefferson Kiyohara e Yaniv Chor**
Em tempos de corrupção e
eleições, a ética nunca esteve tão em pauta, seja na boca do povo, na mídia e,
principalmente, nas organizações brasileiras. Instrumento fundamental para
orientar colaboradores, terceiros e parceiros sobre como a empresa conduz os
negócios, o código de ética é um dos elementos mais presentes nas organizações
brasileiras, cerca de 71%, de acordo com a pesquisa sobre **Nível de Maturidade
de Compliance 2018, produzida pela Protiviti Brasil. Embora aparentemente
simples, o material requer a correta compreensão da cultura ética da companhia,
talvez, por isso, ainda existam muitas que não adotaram à prática.
Qual o comportamento
esperado dos seus colaboradores? E dos terceiros e fornecedores? Antes de tudo,
uma organização precisa informar o que espera de quem trabalha para ela, em
suas instalações e/ou em seu nome. Ou seja, o código de ética deve ajudar na
orientação de dilemas éticos e explicar quais são os comportamentos aceitáveis
ou não pela empresa em todos os diferentes níveis de relacionamento. Funciona
como um balizador corporativo, que reúne situações de conflito de interesse,
como recebimento e entrega de brindes, presentes e hospitalidade, realização de
doações e patrocínios, contratação de profissionais e de fornecedores, entre
outros.
Jefferson Kiyohara |
Mas, engana-se quem pensa
que a elaboração do material é uma tarefa simples ou quem o faz apenas para
cumprimento de requisitos legais. Considerando que é preciso conhecer a fundo
as regras de negócio e, principalmente, o que realmente será seguido ou não,
redigir o documento é muito mais um exercício de gestão da cultura
organizacional do que uma ação legal ou normativa da organização.
Por isso, é importante
seguir três etapas. São elas: (i) Compreensão da cultura ética, uma vez que
quando se entende os principais documentos normativos da empresa, alinha-se
expectativas, pontos de discussão e abordagem com a alta administração; (ii) Construção
do código em si; (iii) Validação pela alta gestão e legal, se necessária.
Primeiramente, é preciso
criar regras e diretrizes que orientam as condutas, por meio de uma linguagem
clara, concisa e acessível a todos os stakeholders, sejam eles internos ou
externos, respeitando cada perfil. Nesse sentido, é importante que se escreva
somente aquilo que poderá ser cumprido. Afinal, um código de ética muito
exigente ou em desacordo com a cultura organizacional dificilmente será bem
aceito e praticado pelos colaboradores.
Leve em consideração a
realidade, a cultura e os valores da empresa e garanta que a elaboração do
conteúdo será feita de forma coletiva e baseada em princípios. É interessante
buscar inspirações em códigos de outras companhias, mas não caia no equívoco de
fazer cópias. Como diz o velho ditado, nem tudo que é bom para um será para o
outro. De fato, a adequação à realidade e à cultura da organização é um
desafio, mas totalmente passível de ser cumprido com eficiência.
Yaniv Chor |
Durante a elaboração, independentemente
do porte da organização, é preciso estar atento a quatro pontos principais: (i)
Princípios éticos (como a não discriminação, cumprimento da legislação e
repúdio a mão de obra escrava e infantil); (ii) Princípios de conduta (sobre,
por exemplo, mídias sociais, conflito de interesse, recursos e ativos,
confidencialidade e propriedade intelectual); (iii) Relacionamentos (com
colaboradores, clientes, fornecedores, investidores e acionistas, setor
público, sindicatos, mídia etc); (iiii) Ações institucionais (como doações e
patrocínios, meio ambiente, responsabilidade social e prevenção à lavagem de
dinheiro).
O código deve trazer
diretrizes gerais e as especificidades devem ser tratadas em políticas
específicas, como as de Compliance, Anticorrupção, Compras e Pagamentos, e
aquelas que mitiguem os riscos críticos já levantados. As normas devem ser
revisadas e compartilhadas periodicamente, de modo a contemplar as mudanças da
empresa e do ambiente no qual ela está inserida.
Também é fundamental dar conhecimento
aos colaboradores, terceiros, fornecedores, parceiros e outros públicos
relevantes, bem como disponibilizar canais para sanar as dúvidas e/ou relatar
situações de não conformidade. A realidade das mídias sociais e suas regras de
uso, por exemplo, estão refletidas principalmente nos códigos elaborados ou
revisados recentemente.
Uma boa prática é
complementar o material com um guia de perguntas e respostas e situações do dia
a dia da organização. Dessa forma, é possível esclarecer pontos críticos de
forma objetiva, clara e atraente, evitando a incidência de dúvidas e até mesmo
condutas irregulares. O que não faltam hoje em dia são exemplos na mídia de
atos que não devem ser praticados.
*Jefferson
Kiyohara é
líder da prática de riscos & compliance da Protiviti, em São Paulo.
*Yaniv Chor é líder da prática de riscos & compliance
da Protiviti, no Rio de Janeiro. A Protiviti é uma consultoria global
especializada em Gestão de Riscos, Auditoria Interna, Compliance, Gestão da
Ética, Prevenção à Fraude e Gestão da Segurança.
*A pesquisa Nível de
Maturidade de Compliance nas Organizações Brasileiras 2018 conta 446
participações e reúne informações coletadas, entre abril de 2017 e abril de
2018, no Portal de Compliance Protiviti, que disponibiliza a Avaliação
gratuitamente. Saiba mais em www.portaldecompliance.com.br