*Por
Jefferson Kiyohara
Vivemos um momento atípico e preocupante
na história em razão do Coronavírus. Com a declaração de estado de calamidade e
de quarentena paralizando as operações de diversas empresas, muitos executivos
estão buscando proteger o seu caixa e dando o seu melhor para permitir a
continuidade do negócio e a preservação dos empregos. Neste cenário, áreas que
não são parte da cadeia de valor costumam sofrer cortes de pessoal e reduções
orçamentárias, como a área de Compliance e outras relacionadas. Mas esta é a
melhor decisão a ser tomada?
Já testemunhei diversas situações de
redução de quadro de pessoal e, neste cenário, há dois pontos a serem
considerados: se a movimentação não está eliminando a segregação de funções, ou
então uma posição de controle. Por exemplo, num processo onde se tem
profissionais distintos para fazer atividades de homologação de fornecedor,
pedido de compra, aprovação de pedido e autorização de pagamento, e numa
redução de custos a empresa passa a ter apenas um profissional fazendo tudo,
esse poderá fazer as compras que julgar pertinentes, inclusive fraudando a
empresa e onerando o seu caixa. Um problema similar pode acontecer se for
eliminado quem faz o controle e o monitoramento deste processo.
Vulnerabilidades que não existiam antes surgem, e podem afetar a saúde
financeira da empresa.
Para lidar com este cenário, é
importante pensar bem sobre o quadro de profissionais efetivamente necessário,
pois ter recursos próprios de Compliance ou Auditoria pode sim ser útil para
proteger os recursos financeiros da empresa. Outra opção é partir para serviços terceirizados
especializados, que oferecem know how e expertise de forma temporária como
substituto ou complemento à equipe interna. Vale também considerar o
investimento na automatização dos processos e também dos controles, como o
workflow ou o RPA (Robotic Process Automation), por exemplo, que permite
eliminar atividades simples e repetitivas realizadas de forma manual, que
passam a ser feitas de forma automática e sem intervenção humana, trazendo
eficiência e redução da exposição à fraudes. É preciso atenção para que o corte
de pessoal não se torne o caminho para as fraudes.
Conhecer com quem você trabalha também é
fundamental, seja um colaborador, um parceiro ou um fornecedor. Organizações do
setor de saúde, de alimentação e logística por exemplo, estão demandados no
atual cenário. Há pressão para buscar fornecedores alternativos, assim como
contratar mais profissionais, muitos temporários.
E, na pressa por contratar e atender de
imediato uma demanda, muitas vezes urgente, a empresa acaba não realizando as
verificações reputacionais necessárias e pode ser vítima de uma fraude ou
permitir um ato de corrupção. A devida diligência reduz o risco da empresa e
seus executivos sofrerem posteriormente com multas e sanções. O mesmo cuidado
deve ser tomado nos processos de doações para a boa intenção não se tornar uma
dor de cabeça no futuro. O Compliance é um aliado em todos estes processos.
Outro ponto a ser considerado no
processo de Compliance é o trabalho à distância, que já era realidade para
muitos e se tornou o novo padrão, principalmente para atividades de back
office. E esta nova realidade traz diversos desafios para profissionais e para
as organizações, que buscam adaptar suas operações. Este também é um cenário
bastante propício para fraudes e atos de corrupção acontecerem. Isso porque o
fluxo padrão muitas vezes deixa de acontecer e, com isto, falhas que não
existiam antes surgem.
A atuação dos profissionais de
Compliance vai além de ajudar as empresas na prevenção e combate a fraudes e à
corrupção. E neste cenário turbulento, podem também ajudar a determinar e
disseminar as novas regras, dado que há novos capítulos a serem escritos na
política de segurança de informações, de doações, de uso de aplicativos de
comunicação ou de trabalho remoto nas empresas, por exemplo. Aumento de
autonomia com controles insuficientes pode ser uma combinação perigosa, e exige
que o Compliance seja trabalhado no nível do indivíduo.
Assim, o Compliance é um importante
aliado para proteger a perenidade do negócio. Há diversos modelos de trabalho
que podem ser adotados: interno, externo, mesclado, manual e automatizado.
Avalie qual é o mais adequado para o seu momento e não esqueça de proteger o
seu caixa das fraudes e sua reputação para seguir ainda mais forte quando esta
pandemia passar.
*Jefferson
Kiyohara é
diretor da de compliance na ICTS Protiviti, empresa especializada em soluções
para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e
privacidade de dados, única empresa de consultoria reconhecida como Empresa
Pró-Ética por quatro anos consecutivos.