Por Rodrigo Castro
A chegada do Covid-19 antecipou algumas
medidas que as empresas planejavam endereçar a médio ou, mais precisamente, a
longo prazo. Este é o caso do trabalho remoto, uma decisão que foi necessária
para que os profissionais pudessem continuar trabalhando de forma segura.
Porém, aquilo que parecia ser uma adoção temporária, despertou nas empresas a
possibilidade de um procedimento contínuo, não em função de uma
obrigatoriedade, mas como um novo modelo de trabalho.
E quais os cuidados devem ser tomados
para aderir a esse formato remoto de prestação de serviço? A primeira
preocupação deve ser com a segurança, que inicialmente não foi prioridade, por
falta de preparo das empresas, mas deve ser endereçada urgentemente. Neste
quesito, a cyber segurança requer práticas simples, tanto em relação às medidas
das empresas, quanto à adequação da casa onde trabalha este colaborador.
Pelas empresas, as dicas são
disponibilizar um equipamento corporativo com filtro de tela, manter o sistema
operacional atualizado, inclusive o antivírus, disponibilizar acesso à rede
corporativa somente via VPN ou Cloud, atualizar suas políticas de segurança e
bloquear o acesso USB para pen drives e dispositivos removíveis. Já em relação
à segurança em casa, a orientação é utilizar um Wifi residencial ou 4G (nunca
pública), não permitir que outras pessoas utilizem o equipamento corporativo,
além de não esquecer de adotar cofre de senhas e múltiplo fator de
autenticação.
A utilização de tecnologias para
potencializar o trabalho remoto, automatizando atividades manuais e repetitivas
para que os recursos humanos estejam voltados às demandas que agreguem mais
valor à empresa, é outra dica interessante para este novo modelo. A ideia é
elevar a produtividade por meio de interações planejadas e de curta duração.
Nesta linha, a dica é fazer uso de
ferramentas de automação inteligente de processos que podem suportar este novo
modelo. Entre elas estão as soluções de Process Mining, que permite avaliar
como está o desempenho de uma atividade e se precisa de ajuste; de RPA (Robotic
Process Automation), utilizado para apoiar a geração de relatórios a partir do
cruzamento de informações, deixando para o humano apenas a responsabilidade de
analisar; de IoT (Internet of Things), que pode coletar informações por meio de
dispositivos para um monitoramento remoto; e de BPM (Business Process
Management), usado para apoiar a digitalização de documentos e o fluxo de
aprovação.
Por fim, mas não menos importante, está
a cultura do trabalho remoto. Durante esta jornada, há seis aspectos que devem
ser levados em consideração. O primeiro deles é a preservação de valores
corporativos, que vai estabelecer uma relação de confiança entre os líderes e
os liderados. O segundo é assegurar que o uso de ferramentas de comunicação,
como as de conference calls, e sua forma de utilizar, sejam eficientes e
produtivas. O terceiro aspecto é garantir uma estrutura para treinamentos e
capacitações. A quarta dica é manter um canal de apoio psicológico remoto. E,
fechando as sugestões, está a análise dos colaboradores, um processo importante
para entender se toda a mudança adotada não está comprometendo as estratégias
de negócio da empresa.
Com essas medidas – cyber segurança,
tecnologias para processos e cuidado com a cultura corporativa, é possível
criar uma forma de trabalho adicional ao modelo tradicional, aproveitando a
onda de mudanças promovida pela quarentena, que antecipou um processo futuro,
mas que um dia chegaria. Só não imaginávamos que seria tão de repente!
*Rodrigo
Castro é diretor de riscos e performance na ICTS Protiviti, empresa
especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna,
investigação, proteção e privacidade de dados.