Por Leonardo Nogueira
As empresas começam a
perceber que têm um novo desafio a ser administrado: o processo de geração,
catalogação, armazenamento e recuperação de informações fiscais em formato
digital, comumente chamado de Ativos Digitais, das diversas obrigações a serem
cumpridas, como é o caso do SPED Fiscal e Contábil, da Nota Fiscal Eletrônica
e, mais recentemente, do SPED PIS/Cofins.
Os Ativos Digitais são
arquivos magnéticos assinados digitalmente e são de grande valor para as
empresas. Porém, a geração dessas informações, por si só, representa um
processo trabalhoso a ser efetuado em meio ao excesso das rotinas fiscais e
exigências de conformidade à legislação.
Uma vez que esses arquivos
têm validade legal, suas informações são de extrema relevância frente ao Fisco,
que utiliza esses dados para conferência e análise da situação fiscal da
empresa. Portanto, as formas de armazenamento, catalogação e recuperação das
informações são outros pontos de atenção das companhias.
A popularização do
conceito de computação em nuvem possibilitou a oferta de novas opções com
grande viabilidade técnica e custo/benefício atrativo para auxiliarem as
empresas nesse desafio. Utilizando o poder de computação distribuída, de grande
desempenho e alta escalabilidade, dos maiores Data Centers disponíveis no
mercado, as soluções fornecem a flexibilidade e agilidade necessárias às
companhias para se adaptarem às exigências fiscais.
Essas soluções podem ser
utilizadas nos formatos de nuvem privada (infraestrutura própria), nuvem
pública (com infraestrutura dos grandes provedores de plataforma de computação
em nuvem), ou até mesmo em modelo híbridos.
A vantagem é que a característica da computação elástica da plataforma permite
a alocação e posterior redução de recursos computacionais de acordo com a
necessidade de cada operação, sem representar investimentos iniciais elevados e
com a garantia de controle absoluto da empresa.
As soluções com esse modelo de arquitetura permitem às empresas, de maneira
automática, a criação de um processo integrando a emissão de notas fiscais e
serviços de catalogação e armazenamento de dados. Uma vez que o documento
esteja assinado digitalmente pela Secretaria da Fazenda, o sistema captura o
arquivo e armazena as informações de forma estruturada e em ambientes
totalmente seguros que, seguindo os padrões mais modernos de computação em
nuvem, permitem a recuperação de informações, literalmente, com um clique.
O modelo de contratação dessas soluções é conhecido como Saas (Software as a
Service), onde contrata-se a utilização do sistema como um serviço, o que
garante a previsão de custos por parte da empresa à medida em que a sua operação
cresça. Em outras palavras, a empresa só paga por aquilo que consome no serviço
de arquivamento (Pay as You Go), não havendo investimentos com licenciamento ou
manutenção.
Com esse modelo de tecnologia, as equipes de TI conseguem focar seus esforços
na melhoria de processos junto ao core business da empresa e não mais com
atividades que são commodities.
Leonardo Nogueira é diretor de
Pesquisa e Desenvolvimento da unidade de aplicativos da Sonda IT, maior
companhia latino-americana de Tecnologia da Informação.