Artigo- Colaboração: uma ferramenta para o avanço nos processos de viabilidade e produtos do setor de engenharia
Por Marcus Granadeiro
Independente do tamanho,
localização e mercado, as grandes decisões de um departamento de viabilidade e
produto são: qual terreno comprar e o que construir sobre ele. Trata-se da fase
mais importante e que causa maior impacto nos resultados da empresa. Também é
um momento em que se envolvem o maior número de profissionais. Além da
diretoria da empresa, normalmente participam dessa etapa
as equipes financeira, jurídica e comercial, além de arquitetos e
orçamentistas. Todos têm contribuição para dar e pontos de vista importantes a
ser considerados.
Para “complicar” um
pouco mais, há uma variável importantíssima, que é o tempo. Uma boa oferta não
fica disponível por um longo período e, se a empresa não for ágil nas análises,
pode perdê-la para a concorrência mesmo depois de tê-la identificado como um
ótimo negócio.
Apesar de ser uma fase
muito importante do processo, os sistemas de gestão empresarial (ERPs) acabam
não ajudando muito, pois a maior parte das informações e decisões são tomadas
através de opiniões trocadas por e-mails ou durante reuniões. Trata-se de
informação intrinsecamente desestruturada e, assim, de difícil compilação para
as telas e bancos de dados dos ERPs.
Normalmente, coloca-se
nesses sistemas o valor da oferta e detalhes financeiros, mas não há campos
para registrar todo o histórico da negociação. O ERP não figura como um sistema
para ajudar na produtividade e segurança das trocas de informação entre a
equipe. Neste sentido, ferramentas de colaboração se apresentam como uma
tecnologia perfeita, pois permite o registro adequado e oferecem possibilidades
para que a colaboração entre os diferentes tipos de profissionais seja
realizada dentro de prazos e organização adequados.
E quando falamos em
tecnologia, é fundamental que a mesma esteja acessível a dispositivos móveis,
como smartphones e tablets, pois são estes devices que trarão a velocidade
necessária. Com agilidade e qualidade nas decisões, a empresa terá na
tecnologia uma aliada para a construção de seu diferencial competitivo.
Como especialista neste
mercado, listei abaixo alguns exemplos para melhor ilustrar a aplicação da
tecnologia de colaboração nos departamentos de Produtos e Viabilidade,
esclarecendo como a TI pode auxiliar nesses processos.
Quando falamos em busca
e processo de compra, a TI pode apoiar disponibilizando formulários que
contemplarão os dados sobre as ofertas de áreas associados às diversas análises
da mesma, assim como o fluxo de trabalho (workflow) que controla os prazos das
decisões, das negociações e dos processos de compra. Para cada formulário há um
fórum de discussão associado para que todos possam registrar os pontos de vista
e opiniões. Esta base forma um banco de dados que evita a perda de tempo em
análise de áreas já ofertadas no passado e eventuais problemas no
relacionamento com corretores.
Na etapa de
desenvolvimento do contrato, o formulário contemplará a gestão das negociações
contratuais com possibilidade de organizar a discussão sobre cada cláusula,
facilitando as decisões internas e otimizando o tempo de toda a equipe. Desta
forma, evitam-se as trocas de e-mail com arquivos MS Word com muitas marcações,
que além de antiprodutivos trazem uma enorme brecha na segurança da operação.
E quando falamos em
criação do produt, a tecnologia de colaboração pode prover a gestão de
documentos de engenharia, DWGs, com visualização online e fluxo de trabalho que
permite a troca de documentos entre a equipe e acesso aos mesmos pelos
profissionais de outras áreas, como marketing, comercial, jurídico, etc.
Por fim, nas atas de
reuniões, é possível gerenciar com a colaboração o controle de pendências, as
cobranças automáticas e também organizar as discussões e os documentos
associados a elas.
Como comentário final,
mas não menos importante, está a questão da segurança. A perda ou roubo de
informação nesta fase é crítica para a empresa, pois pode expor toda a
estratégia e oportunidades que a empresa possue. Assim, na contratação de
serviços ou software, a análise sobre a segurança passa a ser tão ou mais
importante do que apenas os recursos do sistema. Lembrando que, quem pensa que
estar seguro é estar com tudo “dentro de casa”, pensa de forma análoga ao que
pensavam os que guardavam dinheiro no colchão no início do século passado.
Marcus Granadeiro é presidente da Construtivo.com,
empresa de fornecimento de solução para gestão e processos de ponta a ponta
para o mercado de engenharia, com oferta 100% na nuvem e na modalidade de
serviço (SaaS).