A fim de expandir sua
atuação, distribuidora de cosméticos alcança nível elevado quanto às melhores
práticas nas suas operações e, com isso, impulsiona os seus negócios de forma
efetiva através do amparo da companhia líder no mercado atacado distribuidor
Focada na distribuição de
cosméticos para varejistas em todo o Estado de São Paulo, a MaxQualy tem uma
carteira de mais de 7,5 mil clientes e comercializa um leque composto por,
aproximadamente, três mil produtos. São 47 colaboradores na área comercial
externa, responsáveis pela venda direta das mercadorias, e mais de 15 anos de
experiência, fechando 2013 com um faturamento de 25 milhões de reais. Os
números são expressivos e, para garantir o perfeito funcionamento desta
engrenagem, sem desequilibrar nenhuma das suas áreas e processos, a companhia
apostou em tecnologias que suportassem e, de fato, apoiassem toda a sua
operação. Não bastariam ser eficientes, teriam que ser especializadas no seu
setor de atuação.
“A indicação veio de um
parceiro do mesmo segmento e, após a apresentação do que encontraríamos nas
soluções da PC Sistemas, já tivemos a certeza de que iniciaríamos uma fase de
importantes mudanças nas nossas rotinas para impulsionar, verdadeiramente, os
nossos negócios. Os resultados desta iniciativa traduzem-se em uma perspectiva
de dobrarmos o nosso crescimento anual com o uso das tecnologias”, explica
Walter Filho, diretor da MaxQualy.
O primeiro passo, com a
implementação do WinThor, software de gestão fornecido pela PC Sistemas, líder
no mercado atacado distribuidor e especializada há 28 anos em toda a cadeia de
abastecimento, foi reestruturar todo o processo de faturamento das mercadorias.
Como resultado de um estudo junto às empresas para determinar as operações mais
indicadas para o setor, o ERP (Enterprise Resource Planning) estabeleceu uma
nova forma para a MaxQualy acompanhar e gerenciar os seus pedidos, desde o
trânsito interno até a entrega final ao cliente.
Com o WinThor, a emissão
da nota fiscal ocorre, apenas, após a separação do item. Assim, em casos de
divergência entre o que há em estoque e o que foi informado no pedido, não será
necessário cancelar a nota, evitando problemas fiscais para a empresa.
A partir deste novo
procedimento, a MaxQualy eliminou 100% do cancelamento de notas fiscais, ganhou
agilidade, aumentou a sua produtividade e, através de um controle de ruptura de
estoque eficiente, diminuiu em 80% o retrabalho para corrigir falhas. Além
disso, o número de pedidos realizados por dia também teve um aumento
expressivo, de 100, passaram para 150, impulsionando as vendas e a sua
capacidade de atendimento. “O WinThor mudou o nosso processo interno e nos
mostrou a maneira certa de conduzir as nossas operações. Mais do que um
software de gestão, encontramos um serviço de consultoria para os nossos
negócios”, complementa Filho.
O módulo Plano de Voo
também foi implementado pela MaxQualy e despertou o interesse da empresa. A
ferramenta proporciona ao empresário acesso a todos os indicadores de
desempenho da companhia através de informações gerenciais, como faturamento,
lucratividade, evolução do patrimônio, fluxos de caixa, demonstração de
resultados e curvas ABC de estoque. Tudo para garantir a perfeita gestão dos
negócios.
Através da rotina de
Resultado de Lucratividade, disponível no módulo, a mais utilizada pela
MaxQualy, a companhia consegue ter uma visão extremamente analítica sobre os
resultados de toda a empresa, podendo, inclusive, ser individualizados de
acordo com o interesse naquele exato momento. Com a análise em mãos, seja por
região, vendedor ou cliente, o gestor consegue identificar onde estão os
processos que precisam ser melhorados, focando os seus esforços para
intensificar um ponto específico de toda a sua operação.
Outra funcionalidade do
Plano de Voo de grande importância para a manutenção da saúde financeira da
MaxQualy é a rotina de Balancete Patrimonial. A ferramenta compila resultados
analíticos sobre o lucro em reais que a empresa vem consolidando, apontando as
despesas relatadas, as receitas e o capital de giro de forma precisa e evolutiva.
O objetivo da PC Sistemas
é apoiar a MaxQualy para que ela esteja em total conformidade fiscal e dentro
das melhores práticas para os seus processos internos, formatando o modelo
ideal de trabalho em função do crescimento real dos seus negócios. Neste
contexto, a companhia parametriza e configura o WinThor com padrões de
informações que devem ser seguidos ao longo de todas as suas operações. Se
algum índice sair da métrica estabelecida, o sistema, automaticamente, alerta o
gestor de que algo está fora da regra, para que ele possa atuar da maneira mais
indicada para corrigir o processo em questão.
No quesito fiscal, o
WinThor, por ser atualizado e homologado pela Secretaria da Fazenda, minimiza o
risco em quase zero da MaxQualy sofrer qualquer tipo de autuação tributária.
“Não contratamos apenas uma solução tecnológica, também temos uma consultoria
sobre como trabalhar. Se fugirmos do que o sistema propõe, estaremos atuando de
forma errada, o que, certamente, nos acarretaria em problemas mais para frente.
Por isso, seguimos às riscas as recomendações e padrões que o ERP estabelece”,
resume o diretor da MaxQualy.
Ademar Alves, diretor
comercial da PC Sistemas, ressalta a importância de fazer da tecnologia um
verdadeiro apoio para sustentar e balizar os processos das empresas.
“O setor atacado
distribuidor tem rotinas específicas, que merecem a nossa atenção e
especialização. Nosso objetivo é, assim como na MaxQualy, fomentar um
crescimento sustentável dos negócios nas empresas. Ficamos contentes com depoimentos
tão positivos e construtivos. Isso nos mostra que estamos no caminho certo para
apoiar os nossos clientes de maneira efetiva e sólida”, finaliza Ademar.
Com os seus processos
internos em perfeita sintonia e execução, a MaxQualy atentou-se também para as
suas rotinas de vendas em campo, que acontecem através dos seus vendedores,
coordenadores, demonstradores e promotores de vendas. A Máxima Sistemas,
parceira tecnológica da PC Sistemas, veio para complementar a atuação do ERP
com ferramentas especializadas na gestão e no desenvolvimento da força de
vendas em multiplataformas.
“A nossa satisfação
com as soluções e serviços prestados pela PC e Máxima Sistemas é excelente.
Ambas nos atendem de forma completa e agregam inúmeros benefícios à nossa operação
que, hoje, já consolida um crescimento muito mais expressivo no mercado,
mostrando que temos um diferencial competitivo para aumentarmos, ainda mais, os
nossos negócios”, finaliza Filho, que já adiantou sua próxima estratégia de
aderir ao sistema WMS (Warehouse Management System), também fornecido pela PC
Sistemas.