Recentemente temos
testemunhado a dificuldade financeira de diversas organizações da área de
saúde, como hospitais e operadoras de saúde tradicionais e conhecidas no
mercado. Aumento dos custos de mão-obra, insumos e tecnologias, dificuldade de
repasse e de correção da tabela de preços
para aumento da receita são alguns dos
obstáculos e desafios enfrentados. Há pressão por mais eficiência e
resultado. Mas afinal, quais as opções para os gestores da área da saúde?
Existe um caminho ainda não trilhado? Uma possível resposta: prevenção de
fraudes e aprimoramento dos controles internos.
De acordo com estudo da ACFE (Association of Certified
Fraud Examiners), renomada entidade de combate às fraudes, uma organização
perde em média 5% de suas receitas com fraudes. Sem dúvida, uma perda de
montante significativo, que muitas vezes é desconhecida ou negligenciada na
gestão das organizações. Há profissionais e departamentos cuidando da
assistência, da operação, das finanças, da gestão de pessoas e afins. Mas quem
está efetivamente cuidando da prevenção de fraudes e dos controles internos?
Que metodologias, recursos e ferramentas estão sendo disponibilizados para
estes propósitos?
Um importante ponto de
partida é garantir que os processos estejam adequados e controlados, e que
exista registro para as atividades críticas, em especial, as que envolvem
diretamente montantes financeiros, como compras, pagamentos, cadastro, entre
outros. Por exemplo, os processos garantem a devida segregação de funções e
evitam conflitos de interesses? De forma simples, isso significa que quem
executa não controla e não aprova, e que toda decisão é tomada pensando no melhor
resultado para a organização, e não nos interesses da pessoa que ocupa
determinado cargo, ou mesmo para o benefício de terceiros.
Vamos utilizar o processo de
compras como exemplo. Há organizações que utilizam portais de compras, formam
grupos para ter maior poder de negociação, fazem cotação com no mínimo três
fornecedores, promovem licitações, envolvem o departamento jurídico na elaboração
do contrato, entre outras diversas práticas conhecidas. E mesmo com essas
medidas ainda podem ter problemas. Muitas organizações permitem que um mesmo
profissional selecione os participantes, cadastre os fornecedores, realize a
cotação, receba e equalize as propostas, aprove o pedido e o pagamento. Desta
forma, o que garante que a decisão será com base na melhor proposta para a
organização, e não aquela que trará benefícios ao comprador, ou a um fornecedor
de preferência do mesmo?
Mesmo com menos autonomia do
que no exemplo acima, um profissional pouco ético poderia pagar mais caro por
um produto ou serviço, poderia assinar um contrato desfavorável, adquirir uma
quantidade maior do que a necessária ou aceitar indevidamente como adequado um
produto de qualidade inferior. Independente do formato são várias as situações
nas quais a organização pode perder recursos, eficiência e qualidade. Estas
perdas certamente afetarão a capacidade da organização de promover novos
investimentos ou mesmo manter a viabilidade da
operação.
Há organizações com
processos que, no desenho, contemplam controles adequados, como segregação de
funções, mas que não são efetivos na prática. Os motivos são vários:
subordinação ou relacionamento pessoal entre os envolvidos, compartilhamento de
senhas, acúmulo de funções em razão de férias, licenças, reduções de quadros,
executores sem conhecimento técnico e senso crítico para questionar orientações
e pedidos suspeitos, delegações indevidas, entre outros. Como gestor, você tem
a tranquilidade de que isto não está acontecendo na sua organização?
Num cenário de busca de
recursos e eficiência, nenhuma organização, inclusive as do setor de saúde,
pode abrir mão de processos robustos e controlados. A solução para as questões
aqui mencionadas passa por um entendimento e revisão dos processos existentes,
de modo que boas práticas de gestão de riscos, como a segregação de funções e o
combate ao conflito de interesse, sejam realidade e permitam que os escassos e
fundamentais recursos financeiros permaneçam na organização.
Infelizmente o leque de
potenciais problemas que uma organização sofre relacionados a fraudes e má
intenção é tão amplo quanto a criatividade de malfeitores. Ou seja, vai muito
além dos exemplos citados neste artigo. Há muito dinheiro em jogo e uma real
oportunidade de melhorar os resultados da organização, independentemente da
conjuntura política econômica, do mercado, concorrentes e governo. Depende
apenas da própria organização.
Por isto, é fundamental
realizar um amplo diagnóstico de riscos, priorizando os ciclos de receita,
despesa e estoque, e implantar as melhorias necessárias. Está na hora de
incorporar, no resultado e no caixa, o que hoje ainda é desperdiçado e perdido
com fraudes. A não ser que alguma organização possa se dar ao luxo de abrir mão
de um montante equivalente a 5% de sua receita diretamente na sua margem.
*Jefferson Kiyohara é líder da prática de riscos &
compliance da Protiviti, consultoria global especializada em Gestão de Riscos,
Auditoria Interna, Compliance, Gestão da Ética, Prevenção à Fraude e Gestão da
Segurança.