*Por Victor Tubino
Tanto a falta quanto a
sobra de mercadorias na intralogística é uma realidade agravante no dia a dia
operacional dos gestores de supply chain, causando problemas na operação como o
erro na contagem das mercadorias e a insatisfação do cliente devido à falta do
produto na prateleira. A situação é acentuada ainda mais porque a identificação
destas rupturas no estoque não faz parte da gestão contínua do processo e é
detectada na fase dos inventários gerais ou rotativos, em alguns casos, em até
um ano após a operação.
Com esta visualização
tardia, aparecem no resultado geral do inventário os dois principais sintomas
de falhas na gestão de estoque. O primeiro sintoma que é o saldo líquido entre
faltas e sobras dentro dos níveis esperados, mas com grandes divergências para
cada lado, para alguns setores, como o farmacêutico e o alimentício, são
identificados rapidamente na rotina da gestão dos controles de lotes e
validades. Já em outros setores passam despercebidos e são detectados após
alguma anomalia em outro indicador como o nível de reclamação dos clientes, as
rupturas e as diferenças de custo entre os itens invertidos. A ocorrência do
segundo sintoma, principalmente no caso de excesso de faltas, surge com a
necessidade imediata de apresentar justificativas e identificar culpados pelos
resultados internos ou externos. Com as informações do inventário, o que muitos
gestores tentam fazer é entender e justificar os resultados passados, o famoso
“dirigir pelo retrovisor”, e não analisam as causas e definem soluções
preventivas para mitigá-las.
Se voltarmos ao objetivo
fundamental da logística, que é entregar a mercadoria certa no local, na
quantidade e no prazo corretos, a não identificação de erros de estoque não
pode ser um processo estático em que é verificado somente no final de um
período. O correto é que esta gestão sirva como uma espécie de controle
para evitar que os mesmos erros ocorram na próxima expedição.
Por isso, é necessário
adotar uma ferramenta de qualidade das movimentações, idealmente em processos
de expedição ou pós embarque. Esta ferramenta, além de apurar um índice de
faltas e sobras – seja por pallet, por embarque, diário, semanal, mensal
- detecta a causa raiz do erro por meio da “engenharia reversa” do processo de
movimentação na intralogística.Ou seja, é possível obter com os dados do
processo os turnos, colaboradores, canais de distribuição (distribuição urbana,
cross-docking), produtos (embalagens similares, erros de código), linhas ou
ruas de separação e até mesmo posições picking com maiores erros de
numeração ou até de posições próximas com produtos similares.
Os varejistas utilizam
este indicador como um índice de confiança no embarque quando fazem
transferências internas entre centros de distribuição e lojas e, em último
caso, serve como um parâmetro de erro aceitável pela empresa, que é repassado
financeiramente de forma periódica para as lojas como uma compensação,
conhecido no mercado como entrega garantida. Em operações maduras, este indicador
se torna um KPI (Key Performance Indicator) na intralogística. A margem
de erros apurados é conhecida como Fill Rate (FR) ou acuracidade de
carga. De forma evolutiva, este indicador compõe a análise da quantidade (IF)
do indicador do pedido perfeito o OTIF (On Time In Full). A importância
deste indicador tem aumentado ao longo dos anos, inclusive com alguns softwares
de WMS (Warehouse Management System) com módulos e acessos específicos
para sua execução.
Adotar esta ferramenta num
processo contínuo deve ser uma prioridade para equipes e gestores de logística
que querem melhorar a qualidade de suas movimentações, pois com a sua
implantação é possível reduzir de 30% a 50% dos erros identificados em poucos
meses. Além destes resultados diretos é possível obter benefícios ampliados
como a redução de devoluções de clientes, melhora no nível do serviço e também
a quantidade de pedidos perfeitos.
*Victor Tubino é gerente de BPI (Business Performance
Improvement) e líder da prática de Distribuição e Gestão de Estoques da
Protiviti do Brasil, consultoria especializada em gestão de negócios,
tecnologia, riscos e auditoria interna.