Por Rodrigo
Castro*
Projetos de prevenção de perdas
realizados por renomadas empresas de consultoria não são uma exclusividade
apenas de grandes grupos empresariais. Recentemente, um projeto realizado em
uma cadeia de restaurantes de pequeno porte mostrou a viabilidade da aplicação
de um projeto rápido e viável economicamente para diagnóstico dos potenciais
causadores de perda e direcionamento de ações de ganho rápido e baixo custo. A
percepção dos executivos era de que as perdas estavam muito altas e as ações de
redução não surtiam o efeito esperado, desperdiçando tempo e dinheiro.
Baseado num modelo com quatro
componentes essenciais para uma eficaz redução de perdas nas empresas
(apuração, governança, cultura e execução), é possível realizar um diagnóstico
muito rápido e econômico, com foco na identificação dos problemas e desenho de
recomendações para reduzir as perdas de forma pragmática. A partir desses
quatro componentes essenciais, as empresas poderão, de forma rápida e
econômica, identificar os problemas utilizando um desenho que contenha
recomendações para promoverem a redução de perdas de forma objetiva. O
resultado do projeto é elucidador por desmistificar algumas percepções
equivocadas que, algumas vezes, são baseadas em suposições.
Rodrigo Castro |
Para tangibilizar as percepções
equivocadas e as reais causas identificadas, vale trazer alguns exemplos. Numa
análise do histórico de perdas da cadeia de restaurantes, foi possível
identificar que apenas 35% das perdas eram registradas e identificadas como
avaria, vencimento ou outra causa conhecida. Logo, havia a percepção de que as
mercadorias estavam sumindo, pois a falta era apontada apenas na contagem dos
itens nos estoques.
Porém, o baixo índice de perdas
identificadas era consequência do baixo registro, pois o processo de
apontamento era burocrático e complicado. As mercadorias com divergência de
estoque eram de baixo valor agregado, não tinham valor comercial de revenda e
eram altamente perecíveis. Constatou-se, então, que as perdas eram decorrentes
de erros de planejamento de abastecimento, que causavam um excesso de estoque
de produtos perecíveis que venciam antes de serem utilizados.
Ao analisar as perdas por filial da rede
de restaurantes, havia a percepção de que pontos de venda com estruturas de
retaguarda menores tinham maiores perdas por conta da deficiência da
infraestrutura de armazenagem e manipulação dos produtos. Esta suposição
ocorria, pois as perdas eram avaliadas em valor financeiro absoluto. Ao gerar o
índice de perdas sobre o volume de venda das lojas, notou-se então que as lojas
com retaguardas menores tinham os menores índices de perda, pois vendiam muito
por serem os pontos mais antigos.
Os maiores índices estavam nas lojas
novas, com baixa maturação do ponto de venda. Este fato corroborou que as
perdas estavam sendo causadas por erros de planejamento de abastecimento, visto
que lojas com menos venda recebiam a mesma quantidade de insumo que lojas com
altas vendas.
Ao propor as corretas recomendações para
tratar os reais problemas, a empresa poderia reduzir 10% das suas perdas de
estoque num período de 12 meses e em 22% num período de 24 a 36 meses, gerando
um aumento de até dois pontos percentuais no lucro líquido.
*Rodrigo Castro é diretor de riscos e performance na ICTS Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.