por Marcus
Granadeiro*
Março de 2019 - A implantação de um sistema de gerenciamento de
informações para um empreendimento não é um processo simples e rápido, além de
não ser algo que se pode comprar de um fornecedor. Trata-se de um procedimento
que precisa ser desenvolvido com a participação da empresa e que envolve
tecnologia, treinamento e até mesmo mudança cultural.
Implantar plenamente um sistema, fazer com que a equipe se
aproprie dele, incorporá-lo às rotinas do dia a dia e passar a usá-lo de forma
natural sem dificuldades, é um desafio muito maior do que normalmente se
imagina.
A primeira etapa é a mais óbvia e simples, selecionar um
sistema, escolher um fornecedor, passar pela etapa de compra e assinar o
contrato.
Com a “lição de casa” bem-feita, a segunda etapa costuma também
ser razoavelmente rápida e fácil de ser ultrapassada. Discutir as
particularidades da empresa, entender os detalhes da solução adquirida,
especificar o escopo a ser implantado, os novos procedimentos e processos e
colocar a “mão na massa”.
Após o go live é que o desafio aumenta. Até este momento
tínhamos questões sobre hardware e software, agora passamos a ter
o peopleware. Treinar, engajar, mudar costumes, identificar interesses
ocultos e, em muitos casos, tocar em aspectos culturais da organização são
temas que normalmente acabam sendo pouco ou nada discutidos nas duas primeiras
fases da implantação.
Em uma análise de risco pode-se afirmar que esta é a fase mais
sensível. Nossa experiência indica que, além do investimento correto no
treinamento inicial e contínuo dos participantes, é importante que a empresa
entenda pelo menos outros três aspectos:
- A
implantação do sistema precisa estar alinhada com os objetivos estratégicos
do empreendimento e esta comunicação precisa ser feita e estar clara para
todos os participantes. Nas implantações normalmente não se tem
procedimentos e processos para se tomar decisões, mas este é o alinhamento
que guiará e unificará a equipe.
- Como
toda a inovação há uma tendência de uma pequena piora antes de vir a
melhora. Assim, é muito importante o suporte, a participação e o
entendimento por toda a cadeia de comando da empresa. Sempre é bom lembrar
que inovar significa errar, que errar é normal e precisa ser encarado como
aprendizado. O lema deve ser “errar rápido”.
- Ter o
sistema instalado dentro do especificado com uma equipe treinada pode
atender o contrato de fornecimento, mas não significa ter o sistema
efetivamente implantado. Se a equipe não utilizar de forma plena, se
continuar a realizar controles ou relatórios através de outros meios e se
a gerência e diretoria não “consumirem” os relatórios e dados do sistema,
não há efetiva implantação. Neste ponto é fundamental a participação da
gerência e diretoria para que as antigas ferramentas sejam “extintas” e
que se cobre o real uso do que se implantou. Não é incomum observar
sistema sendo “sabotados” pela alta direção que pede ou aceite relatórios
“por fora” dele.
Assim como qualquer mudança requer disciplina e terminação até
que se torne um hábito, a implantação de um sistema de gerenciamento de
informações não é diferente. O desafio principal se inicia com o uso, mas os
ganhos costumam surgir rapidamente, sendo que a sua efetiva implantação costuma
significar um degrau conquistado em termos de produtividade, governança e
transparência.
*Marcus Granadeiro é engenheiro civil formado pela Escola
Politécnica da USP, presidente do Construtivo,
empresa de tecnologia com DNA de engenharia e membro da ADN (Autodesk
Development Network) e do RICS (Royal Institution of Chartered Surveyours).