*por Victor
Tubino
Agosto de 2020 – Após quatro meses do início das
primeiras ações realizadas pelas empresas em resposta à pandemia da Covid-19, é
notável que houve sucesso, mas também observamos que algumas medidas não foram
tão efetivas. E é esta discussão que deve estar em pauta: quais as lições
aprendidas com o que vivemos neste período?
Vimos a formação dos comitês de crise e medidas
iniciais com ações de adaptação à quarentena, como a adoção dos home-offices e
das inúmeras reuniões e atividades para minimizar os impactos e garantir a
manutenção e sobrevivência dos negócios, mas o fato é que poucas empresas no
Brasil estavam preparadas ou ao menos aproveitaram o exemplo de outros países
para se antecipar.
De acordo com a pesquisa global sobre a
preparação e resposta das empresas na pandemia, conduzida pelo BCI (Business
Continuity Institute) com 787 companhias respondentes de 93 países, 70% delas
iniciaram suas discussões já no início do alarde da pandemia, em meados de
fevereiro, e apenas 12% não tinham um plano de continuidade estabelecido.
Comparativamente, no Brasil, por meio de uma enquete realizada durante um
encontro virtual no início de abril, 43% das 170 empresas respondentes afirmaram
que não possuíam um Plano de Continuidade de Negócios (PCN) até aquele momento.
Um dado alarmante para uma crise generalizada como esta que sofremos.
Ao avaliar este cenário, observa-se que as
empresas no Brasil que melhor se prepararam foram aquelas que são filiais ou
têm operações na Europa e Ásia, países que enfrentaram antecipadamente a
pandemia, ou são empresas que possuem áreas de gestão de riscos e
continuidade de negócios atuantes.
Essas organizações que se sobressaíram adotaram
medidas preventivas, tais como compra de álcool em gel em grandes quantidades e
máscaras nacionais, assim como anteciparam seus estoques, estruturaram comitês
de crise para o monitoramento do cenário e se organizaram para o home office,
entre outras ações necessárias.
Já as empresas que adotaram medidas
tardiamente acabaram sofrendo com a falta de álcool em gel, por exemplo, e
de estrutura para colocar as equipes em home office. Portanto, fica aqui um
alerta: utilizar o cenário enfrentado por outras empresas é essencial para
auxiliar na preparação.
Ter um Comitê de Crise é a principal lição, visto
que trata-se da maior entidade numa situação dessa e que conta com pessoas
capacitadas para a tomada de decisão e orquestração das ações. Empresas que já
passaram por outras crises ou fazem testes frequentes apresentaram melhores
resultados e eficácia nas suas ações do que nas demais.
Outro ponto importante para ressaltar é a
organização do discurso oficial da empresa. A comunicação interna e externa
é o fator chave na gestão de crises, sendo responsável muitas vezes por
amenizar ou agravar o cenário. Portanto, antes de qualquer divulgação é
importante reforçar a execução e a orquestração das ações junto ao comitê.
No cenário da pandemia, por se tratar de uma
crise que envolveu toda a sociedade e foi possível seguir as empresas líderes,
a resposta foi adequada para a maioria das organizações, mas exigiu esforços.
Além disso, muitas identificaram diversos pontos de melhoria para futuras
crises, seja no seu setor ou especificamente para a sua atividade.
Portanto, para iniciar uma etapa de melhoria é
necessário identificar e registrar as lições aprendidas nesta crise e iniciar
um plano de ação que deve estabelecer uma governança com papéis e
responsabilidades definidos para gestão, controle do plano de ação e melhoria
contínua. Além disso, avaliar se os planos de gestão de crise e continuidade
devem ser atualizados ou reforçados e prever testes e avaliações periódicas da
dinâmica dos comitês e da aplicabilidade dos planos gerados deve ser uma
operação constante, pois não se pode esperar a crise chegar para que as
atitudes sejam tomadas.
*Victor Tubino é gerente sênior da prática de riscos e performance
na ICTS Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos,
compliance, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.