*Por Thiago Guimarães
Ainda encontramos nas empresas
um ponto em comum: a utilização de papéis e planilhas na execução de processos
de negócio. Podemos citar desde um formulário de acesso à portaria, o qual um
funcionário se certifica de anotar os dados, tanto do veículo, quanto do
visitante, a formulários mais complexos, os quais são preenchidos por
operadores com dados dos equipamentos de produção, que depois serão compilados.
Às vezes, tais formulários,
dão um passo em direção à "digitalização" com a inserção das
informações em planilhas ou sistemas de gestão, mas, em sua maioria, os
montantes de papéis são arquivados em caixas que acabam empilhadas nas salas de
arquivos. Se, em algum momento, alguém precisa de algumas das informação
nesses papéis, a consulta é morosa e onerosa e, também, não são
raros os casos em que os gestores acabam verificando que os processos não
foram executados corretamente ou até mesmo não foram. Isso porque, a
rotina de papéis e de planilhas demanda muito esforço da gestão no
acompanhamento e monitoramento dos processos a fim de garantir sua correta
execução.
Adicione tal complexidade ao
cenário de pandemia do Coronavírus, que exige das empresas um olhar mais
crítico de seus custos e continuidade das operações à distância, para ampliação
de potenciais problemas nestes processos, abrindo as portas para as
ineficiências, os erros e as fraudes. Portanto, podemos observar que a
brincadeira que circula na internet traz uma verdade: o maior agente da
Transformação Digital nas empresas não foram os executivos C-level, mas o
Coronavírus.
Afinal, num momento em que é
necessário o controle dos processos à distância, mas com restrição de
orçamento, a implementação de tecnologias como RPA (do inglês, Robotic Process
Automation), Workflow Automation (Automação do Fluxo de Trabalho) e IoT
(Internet das Coisas) passou a fazer a diferença para muitas empresas nas situações mais variadas.
Podemos citar, por exemplo, o controle de temperatura de alimentos
nos supermercados, momento em que,
normalmente, os varejistas colocam uma pessoa para realizar a medição da
temperatura três vezes ao dia e anotá-la em papéis para, posteriormente, passar
para planilhas. Nesse cenário, através de um
sensor remoto (IoT), é possível coletar e
enviar os dados via nuvem, permitindo o acesso às temperaturas do produto sem a
necessidade da medição de campo por uma pessoa.
Outra oportunidade de
utilização de tecnologia está no processo de recebimento de produtos pelas
empresas e pagamento. Normalmente a Nota Fiscal do fornecedor é recebida
em papel e enviada para a área fiscal neste formato para depois ser lançada num
sistema. Ao invés desse processo, é possível extrair o arquivo direto do site
da Secretaria da Fazenda e processar a Nota Fiscal, lançando-a diretamente
no sistema de pagamento por meio de um robô.
Muitas vezes temos situações
de automação óbvias, mas que acabam passando desapercebidas nas rotinas
empresariais. Se a empresa tem grande circulação em papéis, provavelmente terá
oportunidades de automação para explorar.
Que tal “entrar na onda” da
Transformação Digital ditada pelo Coronavírus e usar este momento como
impulsionador para conhecer como as novas tecnologias que podem
auxiliar sua empresa na maximização da produtividade do time que
está trabalhando remotamente e, ainda, reduzir custos.
*Thiago Guimarães é gerente sênior
de riscos e performance na ICTS Protiviti, empresa especializada em soluções
para gestão de riscos, compliance, auditoria interna, investigação, proteção e
privacidade de dados, única empresa de consultoria reconhecida como Empresa
Pró-Ética por quatro anos consecutivos.