Indústria farmacêutica implementa solução de automação da gestão de reembolsos e ganha agilidade, economia e controle. Redução de custos e gerenciamento mais preciso são os principais resultados do projeto
Comprometida com a sustentabilidade e a transformação digital, a farmacêutica Eurofarma reforça suas ações ambientais ao eliminar cerca de 50 mil impressões por ano nas suas rotinas de apontamento de despesas, trazendo agilidade aos processos por meio da automação da gestão de reembolsos dos seus 3 mil colaboradores que atuam com as atividades de propaganda.
A indústria adotou o Portal RDV, sistema de gestão corporativo de despesas do Grupo Viceri, holding de TI especializada em desenvolvimento de software customizado, consultoria e produtos digitais. Implementada no tempo recorde de 90 dias, a solução está integrada ao ERP (Sistema de Gestão Empresarial) da Eurofarma, o SAP, e aos processos de pagamento do Banco do Brasil.
O colaborador, ao apontar a despesa enviando uma foto do comprovante via o aplicativo RDV, inicia um fluxo de conciliação que passa por uma primeira checagem automática a partir da Inteligência Artificial embarcada, que contempla uma política com limites de valores para cada despesa, um processo que está vinculado ao pagamento da fatura do cartão corporativo disponibilizado.
Após essa primeira checagem, o líder pode conferir e liberar automaticamente os relatórios para as áreas administrativas e financeiras e todo processo está vinculado ao ERP, liberando a burocracia de conferência. O Portal RDV ainda contempla um Business Intelligence embarcado para a extração de relatórios de análise da evolução das despesas.
“Customizamos a solução para as especificidades da operação da Eurofarma. Com milhares de transações e despesas mensais, esta rotina gerava um extenso volume de papel e uma logística complexa de apontamentos. Saímos do processo manual, que podiam conter erros, para uma realidade automatizada, sustentável, econômica e ágil”, pontua Helton Pinheiro de Carvalho, diretor de Empreendedorismo e Digital da Eurofarma.
Além dos impactos ambientais, a implementação reduziu custos para a Eurofarma com impressões, armazenamento de papeis e logística de despachos. Agora, tudo está digital, desburocratizando os processos e liberando os colaboradores para atividades mais estratégicas.
De acordo com Carvalho, a solução auxiliou, inclusive, neste período da pandemia da COVID-19, eliminando a necessidade de processar e despachar fisicamente as despesas de ações que eram realizadas remotamente pelos propagandistas, como o envio de álcool gel e de cestas básicas para entidades indicadas por esses profissionais, ações que fizeram parte de uma campanha de apoio da Eurofarma durante o período mais crítico da pandemia. A natureza da despesa mudou, mas o processo não.
“Este projeto mostra como a transformação digital pode agregar valor ao negócio e impactar a operação gerando ganhos, seja de economia ou agilidade, a todos os envolvidos. Nosso objetivo inicial foi alcançado. Agora, expandiremos para outras áreas e focaremos em recursos como Inteligência Artificial e Machine Learning para ampliar nossa automatização. A meta não é reduzir pessoas, mas sim aliar a inteligência humana com a velocidade da máquina em prol do aumento da nossa capacidade de atendimento das demandas desta indústria”, finaliza Carvalho.
Para Washington Fray, diretor de marketing e vendas do Grupo Viceri, o projeto na Eurofarma traduz o quanto a simplicidade de adesão ao Portal RDV pode contribuir para sanar processos complexos e volumosos, transformando a rotina num modelo ágil, automatizado e que garante uma boa experiência ao usuário, impactando na ponta com a redução de controles manuais, erros e até mesmo fraudes que possam existir em função do volume de documentos que contemplam esta rotina.