por Lucas Gomes*
Diante
do cenário fiscal brasileiro, composto por extensas normas, decretos,
instruções e outras variáveis fiscais surgindo e sendo alteradas de forma
constante, o Brasil se encontra na segunda posição do ranking das legislações
ficais mais complexas do mundo, de acordo com o estudo do TMF Group,
consultoria global especializada em processos financeiros.
Embora
nos últimos anos o ambiente fiscal tenha se beneficiado da digitalização dos
impostos, incluindo o lançamento do sistema eSocial, o País continua inserido
num rol muito complexo com dezenas de diferentes regimes tributários.
O
lançamento de Notas Fiscais, por exemplo, contempla inúmeros processos que
demandam muito tempo das organizações para o cumprimento das obrigações fiscais
e tributárias, sendo necessário muitas vezes criar uma área responsável por
essa atividade.
Para
lidar com este cenário, a automação do lançamento de Notas Fiscais utilizando
tecnologias como o RPA (Robotic Process Automation) vem sendo adotada por
diversas empresas como estratégia para otimizar a velocidade do processo,
cumprindo com os prazos fiscais e reduzindo eventuais erros.
Segundo
um estudo publicado pela Celonis, companhia global de mineração de processos,
em organizações da Europa e dos Estados Unidos que possuem seus processos
totalmente otimizados, é possível automatizar em cerca 85% o lançamento de
todas as Notas Fiscais, restando, assim, apenas 15% desses documentos para
serem analisados e lançados manualmente.
Para
replicar esse cenário no Brasil, precisamos estar atentos a alguns fatores,
conforme elencados abaixo.
1.
Mapeamento e melhoria do processo - quando se trata de utilização do RPA para
automação de processos manuais, no primeiro momento é de suma importância
realizar o mapeamento de todo o fluxo de trabalho dessa atividade e de suas
variáveis. A partir dessa ação, é recomendado redesenhar o processo com uma
visão de como a automação irá se comportar em operação, sempre buscando formas
de melhorá-lo.
Realizar
essa atividade no lançamento de NFs é extremamente desafiador, uma vez que
existem diversas variáveis, por isso é importante entender o que significa e de
onde vem cada informação que está sendo inserida no lançamento, assim o
processo terá a melhor eficácia possível.
2.
Definição de bases de consulta - muitas informações solicitadas para o
lançamento de NFs são difíceis de inferir, como o valor do campo natureza, o
CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), a
situação tributária e o tipo de entrada. Na maioria das vezes, essas
informações são inseridas tão repetidamente que elas ficam gravadas na cabeça
do responsável. Por isso, entender esses dados e criar uma base de consultas é
um desafio a ser transposto, sobretudo porque é de extrema importância para que
o RPA consiga identificar qual informação será inserida durante a operação.
3.
Envolvimento das áreas – nas empresas, é comum que o processo de lançamento de
uma Nota Fiscal passe por setores como fiscal, tributário e compras. Em cada
área uma informação pode ser inserida ou alterada nas NFs, ação que gera um
grande desafio na implantação do RPA, uma vez que precisamos garantir padrões
para o seu funcionamento. Por isso, trazer transparência e envolvimento de
todas as áreas relacionadas ao processo de automação é necessário para garantir
que todos cumpram com processo definido, resultando na melhora da eficácia da
automação e na elevação da garantia da operacionalização a longo prazo.
Como
vimos, ainda que o Brasil tenha um dos cenários fiscais mais complexos do
mundo, é possível melhorar o processo de inserção de dados utilizando o RPA.
Seguindo os três passos propostos, as empresas brasileiras podem experimentar
operações quase que 100% automatizadas, se assemelhando às práticas de
organizações mundo a fora.
*Lucas Gomes é consultor sênior de Intelligent Process
Automation na ICTS Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de
riscos, compliance, ESG, auditoria interna, investigação, proteção e
privacidade de dados.